Każdy z przedsiębiorca w toku prowadzenia swojej działalności przynajmniej raz spotkał się z problemem nierzetelnych kontrahentów, którzy pomimo złożonych zamówień nie płacą za otrzymane towary lub usługi. Czasem kontrahenci próbują uniknąć płatności poprzez przenoszenie działalności za granicę bądź całkowite jej zaprzestanie, czyniąc praktycznie niemożliwym odzyskanie zaległych należności przez przedsiębiorcę. W przytoczonej sytuacji prowadzący działalność staje się podwójnie poszkodowany – nie dość, że nie dostał należnego wynagrodzenia za swoje usługi lub towary, to musiał jeszcze zapłacić dodatkowe koszty związane z zapłatą odpowiednich podatków, tj. podatku dochodowego oraz podatku VAT od dokonanej transakcji sprzedaży. W tym miejscu wskazać należy, że często dochodzenie kwot należnych od dłużnika może być nieopłacalne bądź w dużym stopniu niemożliwe. Co więc powinien zrobić przedsiębiorca, aby odzyskać poniesione koszty?
Instrumenty walki z nierzetelnymi kontrahentami
Ustawodawca przewidział sposoby, które pozwalają przedsiębiorcy zmniejszyć obciążenia podatkowe wynikające z nieściągalnych wierzytelności poprzez zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów. Interesujące nas rozwiązanie zostało opisane w art. 23 ust. 1 pkt 20 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) oraz w art. 16 ust. 1 pkt 25 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawa o CIT). Jest to tzw. protokół o nieściągalności wierzytelności, który jest najszybszym i najtańszym sposobem odzyskania należności od dłużnika.
Nieściągalne wierzytelności przedsiębiorcy
Aby przedsiębiorca mógł zaliczyć nieściągalną wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów musi spełnić łącznie poniższe warunki:
- wierzytelność była uprzednio zaliczona do przychodów należnych w prowadzonej działalności gospodarczej;
- wierzytelność nie jest przedawniona, w świetle postanowień Kodeksu Cywilnego;
- nieściągalność wierzytelności została udokumentowana w sposób przewidziany w art. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy o PIT bądź w art. 16 ust. 2 pkt 3 ustawy o CIT.
Na marginesie, bez znaczenia będzie, czy dłużnik posiada siedzibę w Polsce czy nie – nie ma przeszkód, aby miał siedzibę na terenie innego państwa członkowskiego UE.
Dla przedsiębiorcy niezwykle istotny jest sposób udokumentowania nieściągalności wierzytelności, gdyż ustawodawca definitywnie określił katalog środków, jakimi można te wierzytelności dokumentować. Zgodnie z powyższym, niedochowanie narzuconej formy skutkować może brakiem zaliczenia danej nieściągalnej wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów.
Treść protokołu o nieściągalności wierzytelności
Zgodnie z przywołanymi wyżej ustawami podatkowymi, w przypadku niewielkich kwot wierzytelności nieściągalnych, do uprawdopodobnienia ich nieściągalności wystarczy protokół sporządzony przez przedsiębiorcę. Protokół ten winien wskazywać, że przewidywanie koszty egzekucyjne i procesowe związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od kwoty dochodzonej wierzytelności. W przypadku, gdy przedsiębiorca ma wiele nieściągalnych wierzytelności, to mogą one zostać zawarte w jednym protokole.
Protokół o nieściągalności wierzytelności powinien zawierać konkretne dane, tak aby można było ocenić, że w istocie koszty dochodzenia tych wierzytelności są nieopłacalne. Zatem przedsiębiorca powinien przedstawić takie wyliczenia, które wyczerpująco i wiarygodnie przedstawią koszty zastosowania drogi prawnej dochodzenia wskazanych wierzytelności.
Podsumowanie
Przepisy podatkowe umożliwiają przedsiębiorcy zaliczenie nieściągalnych wierzytelności w koszty uzyskania przychodu. Jednak skorzystanie z tego ułatwienia wymaga właściwego udokumentowania nieściągalności wierzytelności.
Jeśli zmagasz się z nieuczciwymi kontrahentami i próbujesz wyegzekwować swoje wierzytelności, skorzystaj z pomocy LegalApp. Jeśli nie uda nam się odzyskać należności, a zadłużenie nie przekracza kwoty 1000 zł, bez dodatkowych opłat przygotujemy dla Ciebie skuteczny protokół o nieściągalności wierzytelności, dzięki któremu sprawnie odzyskasz swoje pieniądze!
Paulina Michalak
