Każda firma, podejmując się zawarcia umowy z różnymi kontrahentami, musi liczyć się z ryzykiem wystąpienia problemów związanych z egzekwowaniem wierzytelności. Do radzenia sobie z nimi nie są zwykle powoływane dodatkowe stanowiska zajmujące się wyłącznie tymi sprawami, lecz obowiązki te przejmują działy sprzedaży lub księgowości. Może to doprowadzić do chaosu w przepływie informacji i stanowić nieefektywny sposób zarządzania pracownikami, jak i samą wierzytelnością. W celu usprawnienia wewnętrznych praktyk dotyczących radzenia sobie z opieszałym dłużnikiem warto wprowadzić politykę windykacyjną. Za sprawą takiego dokumentu firma zyskuje uporządkowany system zasad, wdrażających procedurę działania zmierzającego do uzyskania pełnej kwoty wierzytelności w możliwie jak najkrótszym czasie.
Polityka windykacyjna wskazuje jakie czynności należy podjąć na danym etapie sprawy, tak aby przy jednoczesnym zaspokojeniu wierzyciela nie utracić klienta. Zbyt pochopne działanie może bowiem doprowadzić do zniechęcenia potencjalnych kontrahentów do wchodzenia w umowę z firmą stosującą nieodpowiednie, agresywne techniki dochodzenia należności. W celu uniknięcia takiego stanu rzeczy, na pierwszym etapie windykacji, odpowiedni dział firmy powinien monitorować zadłużenie. Gdy tylko zauważy, że przez wydłużający się okres klient zalega z należytym wykonaniem umowy, dział ten powinien przekazać sprawę do prowadzenia profesjonalnemu podmiotowi, wyspecjalizowanemu w kontakcie z dłużnikami. Wtedy to właśnie następuje etap windykacji zewnętrznej. Podejmując współpracę z LegalApp, firma musi jedynie przekazać niezbędne dane w wygodnym formularzu online i monitorować spłaty zadłużenia.
Dalszymi czynnościami zarządzają fachowcy, którzy będą w stanie zastosować najbardziej adekwatne środki do sytuacji. Zawierają one w sobie przede wszystkim elementy windykacji miękkiej (przypomnienie o zadłużeniu), ponieważ to za ich sprawą zachodzi największa szansa na skłonienie dłużnika do polubownego rozwiązania sporu. Strategicznym jest uniknięcie osiągnięcia efektu atmosfery zastraszenia, zniechęcającej do przyszłych transakcji. Nie bez znaczenia pozostaje również, że wezwanie do zapłaty wysyłane z pomocą LegalApp przesyłane są do dłużników od profesjonalnych kancelarii adwokackich i radcowskich, na listownikach tych kancelarii i listami poleconymi. Dopiero w kolejnych etapach, gdy inne środki zawiodą, będzie trzeba wziąć pod rozwagę windykację sądową i komorniczą.
Kluczową korzyścią z wdrożenia w firmie polityki windykacyjnej będzie odpowiednie skoordynowanie działań od momentu powstania opóźnienia. Praktyka pokazuje, że im więcej dni minęło od powstania wierzytelności, tym mniejsze szanse są na jej uregulowanie. Co więcej, w skrajnych przypadkach zaniedbania sprawy, bądź nieumiejętnego obchodzenia się tematem windykacji, może dojść do jej przedawnienia. Ogólną zasadą jest przedawnianie roszczeń z działalności gospodarczej z upływem 3 lat, lecz w konkretnych przypadkach może ono wynosić nawet rok, jak w przypadku umowy spedycji. Przekazywanie spraw windykacyjnych na czas profesjonalnemu podmiotowi sprawi, że kroki będą podejmowane w odpowiednim momencie, powodując maksymalizację szans na pomyślne przeprowadzenie windykacji. Z pewnością ryzyko utraty możliwości dochodzenia wierzytelności w takim wypadku będzie znacznie ograniczone.
Dzięki LegalApp i wprowadzeniu polityki windykacyjnej znacznie ograniczamy sytuacje, w któróch dług staje się nieściągalny. Trzeba mieć stale w świadomości fakt, że im później następuje podjęcie kroków mających doprowadzić do uzyskania wierzytelności, tym szansa na powodzenia spada. Warto więc poddać rozwadze odciążenie niewyspecjalizowanych w tym zagadnieniu pracowników firmy i wdrożyć efektywny system podejmując współpracę z profesjonalistami.
Krzysztof Kornowicz
